見積書と請求書を作って取引先へ送る

この機能でできること

案件ごとに見積・契約・請求書をまとめて管理できます。見積は版を重ねて金額と条件の変遷を残し、取引先が受諾した版で案件の金額を確定できます。確定した見積や契約から、明細と金額をそのまま写した請求書の下書きを作れます。

案件の詳細で右上の「…」（その他の操作）から「見積・契約管理を開く」を選ぶと、「見積」「契約」「請求書」のタブがある「見積・契約」ページが開きます。

見積を作る・直す

見積は「作成 → 社内承認 → 取引先へ提出 → 取引先の受諾 → 案件を確定 → 契約」の順に進み、見積の画面に今どこにいるかと次にやることが表示されます。

まだ誰にも出していない下書きは「編集」でそのまま書き換えられます（版は増えません）。社内承認を依頼した後や提出した後に条件を変えるときは「改訂版を作成」を選びます。新しい版になり、前の版も残ります。

「社内メモ」は社内向けのメモで、見積書PDFやメールには出ません。

社内承認を依頼する・承認する

管理者が「見積承認設定」で決めたルール（合計金額が指定額以上、値引率が指定率以上、粗利率が指定率以下）に当てはまる見積は、提出の前に社内承認が必要です。下書きで「社内承認を依頼」を選ぶと、見積の「社内承認」に適用されたルールと承認者が表示されます。

承認者は同じ画面で「このルールを承認」「差し戻す」「却下する」を選びます。差し戻し・却下には理由の入力が必要です。都合がつかないときは、委任先と委任理由を入れて別の人へ委任できます。

どのルールにも当てはまらない見積は「社内承認が不要です」と表示され、そのまま取引先へ提出できます。

見積書PDFを作り、取引先へ提出する

送信先は、取引先の担当者に登録済みのメールアドレスから選びます。登録が無いとメールでは送れないので、先に担当者のメールアドレスを登録してください。

取引先から受諾の返事が来たら「取引先受諾として記録」を選びます。続けて「選択した見積版を採用」を選ぶと、その版で案件が確定します。「案件の金額も見積の合計に合わせる」にチェックを入れると、案件の金額も見積の合計に揃います。

請求書を作って発行し、入金を記録する

請求書は発行したときに番号が付き、発行後は中身を直せません。直すときは「取り消す」から取り消して訂正版を作ります。取り消した番号は欠番として残ります。返金するときは「返金の請求書を作る」を選びます。

既定では、下書きの作成・編集は管理者と担当者が、発行・送付・取消・入金の記録は管理者が行えます。誰が行えるかは管理者が「請求書設定」で変えられます。

請求書をメールで送る・督促する・毎月の請求を作る

発行した請求書は「メールでの送付」の「メールで送る」で、請求書PDFを添付して送れます。お支払期限を過ぎても入金が足りない請求書には「期限超過」が付き、「督促を送る」からご請求残高をお知らせするメールを送れます。

送付の結果が「結果不明」のときは、メールが届いたか確認できていません。届いている可能性があるので、相手に確認してから必要なら送り直してください。

「請求書設定」の「定期請求」は月末締め・翌月請求です。有効な契約の月額（年額は契約開始の月）から、前月分の請求書の下書きが毎日自動で作られます。月の途中で登録した契約の分も翌日に作ります。発行と送付は、下書きを確かめてから行ってください。

同じ画面の「会計ソフト向けの書き出し」では、選んだ月が請求日の請求書（発行済み・取消）をCSVで書き出します。税率ごとの対象額と消費税、入金の状況を含み、下書きは含みません。

見積書の書式と番号を整える（管理者）

設定の「見積と請求書」の見積の設定で、見積PDFに出す内容を決めます。「発行者情報」は見積PDFの右上に出る会社情報で、組織設定の郵便番号・住所・電話番号を反映できます。

「会社ロゴ」には PNG または JPEG（2MB以下）を登録し、アップロードしたあとに設定を保存します。「見積書の見た目」を変えると、保存したあとに作る見積書から変わり、作成済みの見積書は変わりません。

「見積番号の採番」では接頭辞などを決めます。連番は重ならないよう、見積を作ったときにYOHARIの側でだけ進めます。

請求書の操作ごとの権限を決める（管理者）

「請求書設定」の「操作ごとの権限」で、下書きの作成・編集、発行・送付、取消、入金の記録のそれぞれを、どの権限の人ができるかを選びます。管理者はどの操作からも外せません。請求書の設定を変えられるのは管理者だけです。