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見積書・請求書の電子保存（電子帳簿保存法）
メールやPDFでやり取りした見積書・請求書を、電子帳簿保存法に沿って保存・検索する仕組みと手順です。
約5分
この仕組みでできること
YOHARIで発行した見積書と請求書は、電子帳簿保存法の決まりどおりに保存されます。発行した帳票は誰も書き換えられず、直したときは誰がいつ何をしたかが記録に残るので、「あとから書き換えていない」と説明できます。そのため、タイムスタンプを別に用意する必要はありません。
発行した帳票は後から書き換えられません。直すときは、請求書は取り消して訂正版を作り、見積書は改訂版を作ります。取り消した帳票も、発行した時点のPDFのまま残ります。
- 発行発行した時点のPDFを保存
- 訂正取消して訂正版・改訂版を作る
- 履歴誰がいつ何をしたかを確認
- 検索日付・金額・取引先で探す
保存の対象
請求書：発行した時点のPDFを保存し、改ざんを確かめるための値（ハッシュ）を記録します。メールで送った記録（宛先・日時・結果）も残ります。
見積書：取引先へ提出するときに発行したPDFを保存します。版ごとに保存され、改訂しても前の版は残ります。
取引先から受け取った請求書や領収書など、YOHARIの外で受け取った書類はこの仕組みの対象外です。別の方法で保存してください。
訂正・削除の履歴を確認する
操作手順
- 1案件の「見積・契約」から請求書または見積を開きます。
- 2画面下の「訂正・削除の履歴」で、各版と、作成・発行・送付・取消・訂正版の作成・入金の記録と取り消しを、操作した人と日時、理由つきで確認します。
- 3取り消した請求書や前の版の見積書も「PDF を開く」から発行した時点のPDFを確認できます。
帳票を検索する
操作手順
- 1設定の「見積と請求書」から「帳票の検索」を開きます（管理者だけが使えます）。
- 2取引年月日（期間）、金額（下限・上限）、取引先（名前の一部）、種類を組み合わせて検索します。
- 3結果から請求書の画面や見積書のPDFを開けます。「結果を CSV で書き出す」で一覧をダウンロードできます。
保存期間と、利用を終えるとき
法人の電子取引データの保存期間は、原則として7年間（欠損金が生じた事業年度は10年間）です。
YOHARIの利用を終えると、保存している帳票も削除されます。保存期間中の帳票は、利用を終える前に「設定」の「データエクスポート」にある「PDFをまとめてダウンロード」で書き出して保存してください。発行した時点のPDFが1つのZIPファイルにまとまり、取引年月日・金額・取引先の一覧表が付きます。解約後30日間も書き出せます。
書き出したPDFはふつうのファイルなので、YOHARIの外では「あとから書き換えていない」ことを自社で守る準備が必要です。手順は「書き出した見積書・請求書を保存し続けるには」をご覧ください。