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書き出した見積書・請求書を保存し続けるには
YOHARIをやめるときや別のシステムへ移すときに、書き出した見積書・請求書を決まりどおりに保存し続けるための準備です。
約5分
まず知っておくこと
見積書や請求書は、税金の決まり（電子帳簿保存法）で7年間保存することになっています。保存している間は、「あとから書き換えていない」と説明できる状態にしておく必要があります。
YOHARIの中にある間は、YOHARIがこれを引き受けています。発行した帳票は誰も書き換えられず、直したときは誰がいつ何をしたかが記録に残るからです。
一方、書き出したPDFはふつうのファイルです。パソコンやファイル置き場では書き換えも削除もできてしまうので、YOHARIの外に出したあとは、この説明を自社で用意する必要があります。
- 書き出すPDFと一覧表をZIPで
- ルールを決める勝手に直さない・消さない
- しまっておく触れる人を限った場所へ
- すぐ探せるように日付・金額・取引先で
別のシステムへ移す場合、そのシステムが「書き換えられない」または「直した記録が残る」仕組みを持っていれば、そこへ保存するだけで済みます。移行先の案内を確認してください。
自社のルールを1枚つくる（事務処理規程）
いちばん手軽なのは、「書き出した帳票は勝手に直したり消したりしない。どうしても直すときは、誰がいつ何のために直したかを記録する」という社内ルールを文書にして、そのとおりに運用する方法です。このルールを「事務処理規程」と呼びます。
操作手順
- 1国税庁のひな形のページ（下のリンク）から、「電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程」の法人用または個人事業者用をダウンロードします。
- 2会社名、担当者（取扱責任者）、保存する場所、保存する期間を書き込みます。
- 3社内で共有し、書き出したPDFはこのルールどおりに扱います。直したり消したりしたときは、その記録を残します。
書き出したファイルをしまっておく
操作手順
- 1「設定」の「データエクスポート」で「PDFをまとめてダウンロード」を選び、ZIPファイルを保存します。帳票が多いときは、ZIPファイルが「-1」「-2」のように複数に分かれます。すべて保存してください（それぞれに一覧表が入っています）。
- 2ZIPを展開し、ファイルの名前も中身も変えずに、見たり触ったりできる人を限った場所（共有フォルダなど）に置きます。
- 3同じZIPに入っている「一覧.csv」も一緒に置きます。「SHA-256」の列はPDFの指紋のようなもので、あとで同じ値になれば、書き出したときから1文字も変わっていないことを示せます。
PDFを開いて上書き保存すると、見た目が同じでも指紋が変わってしまいます。見るだけにしてください。
すぐ探せるようにしておく
税務調査などで求められたときに、日付・金額・取引先から該当する帳票をすぐ出せるようにしておきます。「一覧.csv」を表計算ソフトで開けば、この3つで絞り込んで、PDFの場所を確認できます。
求められたときにそのまま渡せるよう、ZIPファイルも消さずに残しておきましょう。
いつまで保存するか
法人は原則7年間です。赤字（欠損金）を翌年以降に繰り越す年度の分は10年間です。この期間が終わるまで、上のルールどおりに保存してください。