取引先・案件
メールを一斉配信する
送り先のまとまりを作り、一斉配信の下書きからテスト送信・予約・結果の確認までを行います。
約5分
この機能でできること
連絡先・リード・取引先から送る相手を条件でまとめ、同じメールを日時を決めてまとめて送れます。送ったあとは、届いた数・開封・クリックなどの結果を確認できます。
メール配信は、組織のすべての記録を見られる人が使えます。見られる範囲を部署などに絞られている人には、メニューに表示されません。送信元のドメインの設定と通数の購入は管理者が行います。順番に送るステップ配信と、サイトに貼るフォームは別の記事で説明します。
- 送る前の準備差出人と組織の情報
- 送り先種類と条件でまとめる
- 下書き件名・本文・テスト送信
- 予約と結果日時を決めて結果を見る
送る前の準備と送れる通数
「メール配信」の入口にある「送る前の準備」で、差出人・送信者の表示・送り先のまとまりが揃っているかを確かめます。差出人は設定の「メール配信ドメイン」で用意し、メールの末尾に載せる組織名・住所・問い合わせ先は設定の「組織」で入力します。この2つは管理者が設定します（管理者以外の人の画面には設定へのボタンが出ません）。
通数を購入していなくても、下書きの作成と送り先の準備はできます。実際に送るには、管理者が「設定 > お支払い」で送信できる通数を購入します。画面上部に案内が出ているときは、まだ通数がありません。
送り先のまとまりを作る
操作手順
- 1「送り先」を開き、「送り先のまとまりを作る」を押す
- 2名前を入れ、「誰に送るか」で連絡先・リード・取引先のどれかを選ぶ
- 3必要なら条件を足す（足さないと、その種類の相手すべてが対象になる）
- 4「この条件で送れる相手」の件数を確かめて「保存する」を押す
送らない相手と配信停止
条件に合っても、配信を止めた相手、同意を撤回した相手、メールアドレスが無い相手には送りません。重なったアドレスには1通だけ送ります。
本文の末尾には、送信者の表示と配信停止の案内が自動で入ります。相手が配信を止めると、それ以降の配信では送り先から外れます。
下書きを作り、テスト送信して予約する
操作手順
- 1「一斉配信」で配信の名前を入れて「下書きを作る」を押し、一覧から開く
- 2送り先と差出人を選ぶ（送り先を選ぶと「配信先」と「除外」の件数が出る）
- 3件数を押すと一覧が開く。名前・会社・アドレスで探せ、この配信だけ外す・送る・相手を追加することもできる（送り先のまとまりは変わらない）
- 4件名と本文を書く。「差し込む」で開く小窓から、氏名や会社名を押すかドラッグして入れられる（小窓は見出しをつかんで動かせる）
- 5本文は「テキスト」か「HTML」を選ぶ。HTML は文字の大きさ・色・マーカー・寄せ・画像・ボタン・リンクを見たまま付けられ、</> を押すと HTML を直接書いたり貼り付けたりできる
- 6ファイルを付けるときは、本文の下の「ファイルを添付」を押すか、本文へドラッグする（5件・合計10MBまで。全員に同じファイルが付く）
- 7横（狭い画面では下）のプレビューでパソコン・スマホの表示を見て、「自分宛てにテスト送信」で届き方を確かめる
- 8「送信予約」で日時を決めて「予約する」を押す。すぐに送るときは「今すぐ送る」を押す（日時はお使いの端末の時刻で表示します）
予約を取り消す・停止する・結果を見る
内容や日時を直したいときは、送信が始まる前に「予約を取り消す」を押すと下書きに戻ります。「停止する」は配信そのものを止める操作で、停止した配信は再開できず、送ったメールも取り消せません。
いらなくなった下書きは、一覧の行か下書きの画面のゴミ箱で削除できます。パソコンでは一覧で下書きを選んで、まとめて削除することもできます。削除した下書きは元に戻せません。予約した・送った配信は削除できないので、先に予約を取り消してください。
送ったあとは「配信の結果」で送信済み・送れなかった件数と、届いた・開封・クリック・届かなかった・迷惑メール報告を確認できます。結果は送信済みのうち相手のメールサーバーから返ってきたもので、届くまで少し時間がかかります。開封は相手が画像を表示したときに数えるため、画像を止めている相手は読んでいても数えられず、実際より少なめに出ます。
通数や設定が足りずに送れなかった宛先は、原因を直してから「送り直す」で送れます。届かなかった・迷惑メール報告・配信停止の相手には送り直しません。