活動・タスク
アラートで、止まりかけた案件に早めに手を打つ
放置案件や次回アクション未設定などの兆候を知らせるアラートの見方と、対応済み・対応不要・タスクにするの使い分けを説明します。
約5分
この機能でできること
活動が途切れた案件や、次回アクションが決まっていない案件など、放っておくと失注につながりやすい兆候を YOHARI が見つけて「アラート」に並べます。案件ごとに「何が起きたか」と「次にやること」がまとまっているので、どこから手を付けるかをすぐに決められます。
- 兆候を検知案件の記録が条件に当てはまる
- 重要度で見る緊急・注意・情報で絞り込む
- 手を打つ案件を開くか、タスクにする
- 対応を記録対応済み・対応不要にする
どんなときにアラートが出るか
アラートは、進行中の案件の記録（最終活動日、次回アクション、見積の提出日、金額、キーマンの登録など）が次の条件に当てはまったときに出ます。活動の保存や案件の更新のときと、定期的な見直しのときに確認されます。
「放置案件」は最終活動日から一定日数（初期設定は14日）が過ぎたとき、「見積後停滞」は見積を提出したあと一定日数（初期設定は7日）活動がないとき、「次回アクション未設定」は次回アクションが決まっていないときに出ます。
「受注予定月接近」は受注予定月が近づいたとき（初期設定は30日）、「キーマン未登録」は一定金額（初期設定は200万円）以上の案件で取引先のキーマンが登録されていないときに出ます。
条件の日数・金額・重要度や、使う条件そのものは、組織の管理者が「AI設定」の「AIアラートルール」で変えられます。
重要度とカードの見方
重要度は「緊急」「注意」「情報」の3段階で、カードの左のアイコンの形と色で見分けます。画面上部には未対応の件数が重要度ごとに並び、押すとその重要度だけに絞り込めます。もう一度押すと解除されます。
カードは案件（案件に紐づかないものは取引先）ごとに1枚にまとまります。見出しは「案件名 › 取引先名」で、その下に何が起きたか、「→」のあとに次にやることが表示されます。右上の「◯日前に検知」にカーソルを合わせると、正確な日時を確認できます。「根拠」を開くと、アラートの元になった案件・取引先を確かめられます。
カードを押すと案件の詳細（案件に紐づかないものは取引先の詳細）が開きます。並び順は「おすすめ順」「新しい順」「重要度順」から選べ、検索欄では取引先名・案件名・アラートの内容で探せます。
対応済み・対応不要・タスクにするを使い分ける
対応済み・対応不要にしたアラートは「対応済み・対応不要」タブに移ります。間違えたときは、そのタブで「未対応に戻す」を選ぶと元に戻せます。
操作手順
- 1カードの内容を確認し、必要なら案件を開いて状況を確かめる
- 2すぐに手を打てない場合は「タスクにする」を選ぶ（次にやることを題名にしたタスクが、案件・取引先に紐づいて作られます）
- 3手を打ったら「対応済み」、手を打つ必要がないと判断したら「対応不要」を選ぶ
- 4まとめて処理するときは、カードのチェックボックスか「表示中を全選択」で選び、「対応済みにする」「対応不要にする」を選ぶ
Slack への通知との関係
組織で Slack を連携している場合、管理者が「通知連携」で「緊急アラートの即時通知」を有効にすると、重要度が緊急のアラートが新しく出たときに、設定した Slack のチャンネルへすぐ通知されます。「朝のチームダイジェスト」を有効にすると、毎朝8時にチーム全体のアクションとアラートのまとめが届きます。
通知の有無にかかわらず、アラートの一覧は「アラート」画面でいつでも確認できます。対応済み・対応不要の記録は画面で行ってください。
見えるアラートの範囲と、表示されないとき
表示されるのは、自分が閲覧できる案件・取引先のアラートだけです。権限グループで閲覧範囲が部署に限られている場合は、その範囲のアラートだけが並びます。
アラートはご利用のプランに含まれる機能です。プランに含まれていない場合は、画面にプランの案内が表示されます。プランについては組織の管理者にご確認ください。
1件もないときは「対応が必要なアラートはありません」と表示されます。絞り込み中に何も出ないときは「絞り込みを解除」を選んでください。