設定

メールを活動履歴へ取り込む

連携したメールを活動履歴へ自動登録する仕組みと、組織の取り込みルール、自分の除外ルール、対象外のメールを後から取り込む方法を説明します。

約5分

この設定でできること

メールアカウントを接続すると、登録済みの連絡先とやり取りしたメールが取引先の活動履歴へ自動で登録されます。組織の全員に効くルールは設定の「メール取込」、自分のメールだけに効く除外ルールと取り込み履歴は個人設定の「メール活動同期」で扱います。

操作の流れ接続したメールが、ルールに沿って活動履歴へ入ります

対象は登録済みの連絡先と一致したメールだけです。一致を確かめてから必要な本文だけを取得し、添付ファイルは取り込みません。接続する前に届いていたメール、自動送信のメール、未送信の下書きも取り込みません。メールの相手側での設定や操作は不要です。

接続と解除は個人設定の「外部連携」で本人が行います。接続と取り込みルールがそろうと、自動で取り込みが始まります。接続を解除しても、すでに登録した活動履歴は残ります。

操作手順

変更できるのは管理者だけです。メンバーにも画面は見えますが、読み取りだけです。活動種別が無いときは先に「活動種別を設定」から登録します。

個人設定の「メール活動同期」にある「あなたの除外ルール」の「ルールを編集」から、通知専用アドレスを「除外メールアドレス」に、配信サービスなどを「除外ドメイン」に追加して「ルールを保存」を選びます。ほかのメンバーのメールには効きません。

Gmail は「取り込まないラベル」、Outlook は「取り込まないフォルダ」で「ラベルを選ぶ」「フォルダを選ぶ」から選んで保存すると、そこに入ったメールを登録しません。ラベルを外す、または受信トレイへ戻すと登録の対象に戻ります。

操作手順

社内メール・除外ルールに一致・自動送信などで対象外になったメールも取り込めます。迷惑メールや未送信の下書きは取り込めません。差出人を確かめられなかったメールは、確認のチェックを入れてから登録します。「最新の結果を取得」は表示の読み直しだけで、メールの再同期は行いません。

取り込み履歴に出るのは、自分のメールボックスの分だけです。管理者でも、ほかのメンバーのメールの件名や取り込み結果は見られず、紐づけや取り込みもできません。管理者が「メール取込」で確認できるのは、組織のルールと組織内の有効な接続の件数です。

操作した画面と、困っている内容を添えてお問い合わせください。