権限グループで見られるデータと操作を決める

この設定でできること

「権限グループ」では、グループごとに見られるデータの範囲、項目ごとの権限（編集できる・閲覧のみ・見せない）、データごとの作成・更新・削除、できる操作を決めます。人をグループに入れると、その人の見え方と操作が決まります。

画面を開けるのは管理者とシステム管理者です。グループの作成や変更は Advanced プラン以上で利用でき、それ以外のプランでは設定の確認だけができます。

広い画面では、列がグループ、行が設定の表で並びます。スマートフォンなど狭い画面では、グループごとのカードで並び、行を押すと下から選ぶ画面が開きます。どちらも選んだ時点で保存され、保存できなかったときは元に戻して上にお知らせを出します。

グループを作り、メンバーを入れる

最初から「管理者」と「一般」があります。「管理者」は管理者のロールの人で、常にすべてのデータと項目を見られ、すべての操作ができます。「一般」はどのグループにも入っていない人で、メンバーを手で足し引きすることはできません。

閲覧権限を決める

「閲覧権限」で、「取引先」（担当者・リードを含む）と「案件」を別々に決めます。どちらも「全社」「自分の部署」「自分の担当だけ」「なし」から選びます。「自分の担当だけ」は、自分が主担当か担当者になっている記録だけが見えます。

活動は、紐づく取引先か案件のどちらかが見えれば見えます。案件は見えるが取引先は見えないときは、取引先は名前だけが出ます（取引先の詳細や、その取引先のほかの案件・活動は出ません）。

「自分の部署」は、所属する部署とその下の部署まで見られます。2 つの部署を担当する人は、両方の部署に兼務で所属させてください。

「見積・契約」は「全社」「自分の部署」「担当案件のみ」から、人材紹介や SES を使っている場合の「人材紹介・SES」は「全社」か「なし」から選びます。

カスタムオブジェクトは、オブジェクトごとに同じ 4 つから選びます。全社で共有するオブジェクトは部署も担当も持たないので、「全社」以外では見えません。

複数のグループに入っている人の見え方

1 人を複数のグループに入れられます。どれか 1 つのグループで見えるデータは見られ、どれか 1 つのグループで許された操作はできます。

そのため、範囲を絞りたい人を「全社」のままのグループにも入れていると、全社のデータが見えます。絞りたい人は、範囲の広いグループから外してください。管理者のロールの人は、グループに関係なくすべてを見られます。

項目ごとに編集できるか・見せるかを決める

項目ごとに「編集できる」「閲覧のみ」「見せない」から選びます。何も設定していない項目は「編集できる」です。

「閲覧のみ」の項目は、値は見られますが変更できません。画面ではその場で書き換えられず、入力欄も押せなくなります。取り込み・一括の更新・YOHARIへの依頼などで今と違う値を入れようとしたときも「閲覧のみの項目は変更できません。」と表示され、保存されません。「見せない」を選べる項目は、すべて「閲覧のみ」も選べます（カスタム項目、案件の見込金額・受注額と確度、リードの本文と連絡先、候補者の希望年収、求人の年収、技術者の希望単価と最寄駅など）。確度が閲覧のみでも、ステージを変えると移動先の標準の確度になります。

操作履歴の「元に戻す」も新しい変更として扱います。戻すと閲覧のみの項目の値が変わる場合は「閲覧のみの項目が含まれるため、元に戻せません。」と表示され、元に戻りません。見せない項目の値が戻る場合も同じく元に戻せません。

「見せない」の項目は画面で「表示できません」となり、値を変更することもできません。カスタム項目と、案件の見込金額・受注額や確度、契約金額、ほかの人の活動の本文・要約などで選べます。

複数のグループに入っている人は、広い方の権限になります。どれか 1 つのグループで「編集できる」なら編集でき、どれか 1 つのグループで見られれば見られます。入っているすべてのグループで「見せない」の項目だけが隠れます。管理者のロールの人は、グループに関係なくすべての項目を見られ、編集できます。

編集権限を決める

「編集権限」では、取引先・担当者・案件・活動・タスク・リードと、利用中のカスタムオブジェクトごとに、作成・更新・削除ができるかを決めます。チェックを外した操作は、画面からも、YOHARIへの依頼や外部の連携からもできなくなります。見られる範囲は変わらないので、更新を外すと「見られるが変更できない」グループになります。

何も設定していないときは、作成と更新ができ、削除は担当者だけができます。カスタムオブジェクトは、何も設定していなければ作成・更新・削除（利用停止）のすべてができます。削除は管理者でなくても、グループで許せばできるようになります。どの操作も、そのグループで見られるデータに対してだけ効きます。

カスタムオブジェクトでは、ほかのデータとの紐づけの追加と解除は「更新」として扱います。

複数のグループに入っている人は、どれか 1 つのグループでできる操作ができます。

部署内の管理を決める

「部署内の管理」では、「売上予測の補正」「案件の担当者の変更」「自動化の設定」「部署の記憶の編集」「部署の更新履歴」「部署のレポート・ダッシュボード」を、グループごとに付けます。どれも、そのグループが取引先と案件の両方を「自分の部署」以上で見られる部署の中だけで効きます。「自分の担当だけ」や「なし」のグループでは効きません。

SES を使っている場合は、「取り込んだメールの再解析」「スキルシートの原本の削除」も選べます。この 2 つは部署で分けず、付けたグループの人は会社全体の分に対してできます。