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追客の手順を作る
メール・タスク・待機・条件分岐をキャンバスでつなぎ、相手ごとに追客を進める型を作ります。
約5分
この機能でできること
「資料請求後」のような追客の型を作っておき、リードや取引先の担当者の詳細から型を選んで、その人に合わせて調整して始められます。メールの送信と、電話などの担当者のタスクを順番に組み合わせられます。
送り先のまとまりへ同じメールを順に送る「ステップ配信」とは別の機能です。手順の作成と編集は管理者が行います。
- 手順の設定名前と始める対象
- ステップメール・タスク・待機
- 条件分岐合う・合わないで分ける
- 始める相手の詳細から選ぶ
キャンバスで手順を組み立てる
前のステップへ戻る線や、複数の線が1つのステップへ合流する形も作れます。どこからも線が来ていないステップには「どこからも進めません」と出ます。
操作手順
- 1いちばん上の「手順の設定」を押し、名前や始める対象から外す条件を決める
- 2下の「＋」でステップを足し、カードを押してその場で中身を決める
- 3カードの下の点から線を引き、次に進むステップへつなぐ
- 4「保存」を押す。使い始めるときは「有効にする」を押す
ステップの種類
「メール送信」は件名と本文を決めて送ります。本文は「テキスト」か「HTML」を選べ、HTML は文字の大きさ・色・画像・ボタンを見たまま付けられます（HTML を読めない相手にはテキスト版が届きます）。「送信方法」で「送信前に確認」を選ぶと、担当者が中身を確かめてから送ります。
「電話タスク」「手動メールタスク」「その他タスク」は担当者のタスクを作ります。「待機」は次へ進むまで待つ時間で、各ステップの「開始までの待機（分）」と営業日・時間帯の設定で決めます。「担当者通知」は担当者へお知らせを送ります。
条件分岐と比べ方の記号
「条件分岐」は、項目（リードや担当者のカスタム項目も選べます）と比べ方と値を決め、条件に合う相手と合わない相手で次のステップを分けます。カードの下の左の点から出る線が「合う」、右の点から出る線が「合わない」ときの行き先です。
比べ方は記号で選びます。「=」は値が同じ、「≠」は値が違う、「>」「<」は数や日付の大小（日付では後・前）、「含む」は文字が含まれている、「値がある」は何か入っている、「値がない」は空のままのときに合います。項目の種類によって選べる比べ方が変わります。
選択肢の項目は値を一覧から選べます。
項目の値で自動で始める
「手順の設定」の「自動で始める」をオンにし、相手（リードか担当者）と、項目の条件を決めます。リードは状態・入ってきた経路とカスタム項目、担当者はカスタム項目を選べます。条件はすべてに合ったときだけ始めます（かつ）。
相手の項目の値が変わったときと、リードが登録されたときに、その場で条件を確かめて始めます。たとえば経路が「Webフォーム」の条件にすると、フォームからリードが入るたびに始まります。決まった時間ごとの見回りはしません。同じ相手がこの手順で始まるのは1回だけで、止めた相手や終わった相手を始め直すことはありません。手順を有効にしている間だけ動きます。
「始める相手」で「これから登録・変更された相手」を選ぶと、保存したあとに登録された相手や値が変わった相手だけが始まります。「今条件に合っている相手も」を選ぶと、保存した時点ですでに条件に合っている相手も順に始めます。
始めるときは、条件を保存した人として登録します。その人が使えなくなると自動では始まらなくなるので、ほかの管理者が保存し直してください。配信停止の相手や、同じ手順が進行中の相手は始めません。
途中で止める条件
「手順の設定」の「途中で止める条件」に条件を足すと、どれか1つに合ったとき（または）、次のステップへ進む前に自動の追客を止めます。リードの状態やカスタム項目などを、条件分岐と同じ記号で比べられます。
相手からの返信・配信停止・案件化で止まる仕組みは、この条件とは別にいつも働きます。
メールに相手の情報を差し込む
メール送信の件名と本文の横にある「差し込む」から、相手の氏名・メールアドレス・会社名、送信者の名前、案件、リード・担当者・取引先のカスタム項目を選ぶと、カーソルの位置に項目の名前の札で入ります。欄で {{ と打っても選べます。送るときに相手ごとの値に置き換わります。
案件は、リードから作った案件があればそれ、無ければ取引先の進行中の案件のうちいちばん新しいものを使います。
署名は本文の後ろに付きます。「送信者の署名」を本文に入れると、その位置に入り後ろには付きません。本人の署名が空なら会社の既定の署名を使います。
値の無い項目は空のまま送ります。差し込みだけの行が空になったときは、その行ごと詰めます。差し込みの形が正しくないときは、保存の前に知らせます。
メールのステップには「ファイルを添付」か、本文へのドロップでファイルを付けられます（1 通に 5 個・合計 10MB まで）。テンプレートに付けたファイルは、テンプレートを選ぶと一緒に入ります。
自動の追客が止まるとき・配信停止
相手から返信があると、それ以降の自動の追客は止まります。配信停止になったメールアドレスへは送らず、同じ宛先で進行中の追客も止まります。
「送信設定」の「手動配信停止」でメールアドレスを登録すると、手で配信停止にできます。送信者名や署名は、各自の「メール送信者設定」で決めます。