メールテンプレートを作って使う

この機能でできること

会社でよく送るメールの件名と本文を、テンプレートとして残しておけます。追客の手順、一斉配信・ステップ配信、連絡先の画面から 1 人へ送るメール（通常のメール）を書くとき、テンプレートを選ぶと件名と本文が入り、そのあとはその場で直せます。

テンプレートを作ったり直したりできるのは管理者です。

用途

テンプレートは用途を 1 つ持ち、その用途のメールを書くときだけ選べます。

追客: 追客の手順のメール。メール配信: 一斉配信とステップ配信のメール。通常のメール: 連絡先の画面から 1 人へ送るメール（接続した自分の Gmail・Outlook から送ります）。

テンプレートを作る・直す

書いた内容は、入力をやめて少し経つと保存されます。保存ボタンはありません。名前の下に「保存しました」と出ていれば保存済みです。左の一覧は名前・件名・本文で探せ、用途で絞り込めます。

相手ごとの値を差し込む

相手の氏名や会社名のように相手ごとに変わる値は、差し込み項目で入れます。送るときに、それぞれの相手の値に置き換わります。差し込みだけの行は、値が無ければ行ごと詰めます。

入れ方は 2 つあります。件名・本文の横の「差し込む」で開く小窓から押すか欄へドラッグする、欄で「{{」と打って候補から選ぶ、のどちらでも入ります。小窓は見出しをつかんで本文を隠さない位置へ動かせ、開いたまま書けます。入れた項目は欄の中に項目の名前の札で出ます。

メール配信では、入れた札を押すと「未設定時に出す文言」を決められます（例: 氏名が無い相手に「ご担当者」）。札には「氏名（未設定時：ご担当者）」のように出ます。

署名

追客のメールは送る人の署名（個人設定の「メールの送信者」）、一斉配信・ステップ配信は送信元アドレスの署名（設定の「メール配信」）を使います。どちらも空なら、メールテンプレートの一覧の先頭にある「署名（会社の既定）」を使います。通常のメールは、本文に「送信者の署名」を入れた位置にだけ入ります。

署名は本文の後ろに付きます。位置を決めたいときは、本文に差し込み項目の「送信者の署名」（追客）か「送信元の署名」（メール配信）を入れると、その位置に入り、後ろには付きません。署名は本文にだけ入れられます。

添付ファイル

追客のテンプレートには「ファイルを添付」でファイルを付けられます。1 通に 5 個・合計 10MB までです。テンプレートを選ぶと、件名・本文と一緒に手順のメールへ入ります。

手順のメールでも、ステップを開いて直接付けたり外したりできます。送るときは、付けたファイルをそのまま添付して送ります。

メール配信（一斉配信・ステップ配信）ではファイルを添付せず、本文にダウンロードのリンクを入れます。本文へファイルをドロップするか、本文の添付のボタン（クリップ）で選ぶと、本文の位置にファイルの名前が入ります（テキストのメールでは {{ファイル:…|ファイル名}} と表示されます）。送るときは受け取った人がログインせずに開けるリンクに置き換わり、1 年間開けます。1 個 10MB までです。

リンクの文字は | の後ろのファイル名です。書き換えると、その文字でリンクが出ます。ファイルが見つからないときは予約・公開の前に知らせます。

メールを書くときに選ぶ

入れたあとはテンプレートとつながっていません。あとからテンプレートを直したり消したりしても、すでに入れたメールの件名と本文は変わりません。