お客様ページで会議のまとめを渡し、質問に答える

この機能でできること

案件の「お客様ページ」タブで、録音した会議から相手に見せる版の下書きを作り、直してから共有します。共有した版は取引先ごとのページに新しい順に積み上がり、相手は同じリンクのまま、これまでの分を読めます。

相手はリンクを開くと、宛先のメールアドレスに届く確認コードを入れて中身を見ます。リンクは宛先ごとに 1 本で、いつでも止められます。

自社の約束を守る

版の「次にやること」で持ち主を自社にした項目は、共有したときに共有した人のタスクになります。期日もそのまま付くので、毎朝のまとめやタスク一覧で期日に気づけます。

そのタスクを完了すると、相手のページのその項目に「済」が付きます。版を取り下げても、タスクは残ります。

資料（AI が答えるときの根拠）

相手がページで質問すると、YOHARI が資料と共有した版だけを根拠に答えます。社内のメモや他のお客様の情報は読みません。

資料は 3 か所に書けます。組織全体の資料（セキュリティ・会社概要・標準の料金など）と部署の資料（その部署が扱う商品や条件など）は、設定の「お客様ページの資料」で書きます。その案件だけの資料（オーダーメイドの仕様・個別の条件など）は、案件の「お客様ページ」タブの「この案件の資料」に書きます。

どれも文章をそのまま貼れば使えます。見出しを付けたり段落を分けたりすると、AI が関係する部分を見つけやすくなります。資料どうしが食い違うときは、この案件の資料 → 部署の資料 → 組織全体の資料 の順に優先して答えます。部署の資料は、案件の担当部署とその上の部署の分を使います。

AI が答えないこと

資料に無いこと、金額・値引き・納期・契約の条件を新しく決めること、資料に無い金額・URL・電話番号を含む答えは、相手に出さずに担当者へ回します。相手のページには「担当者が回答します。少々お待ちください」と出し、リンクを作った担当者へ知らせます。

見積を求める質問と、資料から答えられなかった金額の質問は「見積の依頼」として担当者へ回します。相手のページには「お見積りのご依頼として、担当者よりご連絡します。少々お待ちください」と出します。「やりとり」では「見積の依頼」の印の横の「見積を作る」から、その案件の見積を作れます。

やりとりを見て答える

相手の質問と AI の答えは、案件の「お客様ページ」タブの「やりとり」に、相手のページと同じ形で残ります。担当者へ回した質問には「担当者が回答」の印が付きます。

印の横の「答える」から答えを書いて送ると、相手のページの同じ質問の下に出て、相手へメールで知らせます。メールには答えの文を載せず、ページへのリンクだけを送ります。答えられるのは 1 問に 1 回です。

送るときに「この案件の資料に足す」を選ぶと、質問と答えを 1 組で案件の資料の末尾へ足します。次から同じ質問に AI が答えられるようになります。

相手は前の答えを引用して続けて質問できます。引用した答えは質問の上に出ます。AI は引用を質問の意味をつかむためだけに使い、答えの根拠にはしません。

見られるのは、その案件を開ける人です。ページは取引先ごとなので、同じ取引先の別の案件からも同じやりとりが見えます。

知らせの届け方

相手がページを開いたとき（新しく共有したあとの最初の 1 回）と、担当者へ回した質問・見積の依頼が届いたときに、リンクを作った担当者へ知らせます。

届け方は設定の「通知連携」の「お客様ページ」で選べます。メールと Slack はそれぞれ止められます。Slack は担当者が連携した Slack へ送り、連携していない担当者の分は「通知連携」の送信先のチャンネルへ送ります。Slack には取引先の名前と何があったかと案件へのリンクだけを載せ、質問の文は載せません。

「YOHARI が答えた質問も知らせる」を有効にすると、AI がそのまま答えた質問も知らせます。メールには質問と答えを載せます。

問い合わせの相手（リード）に渡す

リードの詳細の「お客様ページ」から「リンクを作る」を押すと、リードのメールアドレス宛てのリンクができてコピーされます。相手は確認コードで開き、資料をもとに AI が質問に答えます。会議のまとめはまだ無いので、ページは質問の欄だけです。

追客やメール配信のメールにも入れられます。本文の差し込みで「お客様ページのリンク」を選ぶと、送るときに相手ごとのリンクに置き換わります（前に作ったリンクがあればそれを使います）。リンクを作れない相手（取引先の担当者・案件にしたリードなど）には、追客ではその行を省き、メール配信では差し込みに添えた文言を出します。

AI は答えのあとに、課題・時期・決裁者・予算感をこの順に 1 つずつ聞き返します。1 日に聞き返すのは 2 問までで、問いの文は決まっています。相手が答えると、リードの「お客様ページ」に値が並びます。

4 つそろうと担当者へ知らせ、「営業への引継ぎ」に「営業へ引き継ぐ時期かもしれません」と出ます。引き継ぐかどうかは担当者が決めます（自動では引き継ぎません）。

リードを案件にすると、渡したリンクとやりとりは取引先のページへ移ります。新しい取引先になったときは、相手は同じリンクのまま案件で共有したまとめも読めます。前からある取引先に入れたときは、そのリンクは止まるので、案件のお客様ページから渡し直してください。

失注したお客様・導入済みのお客様

お客様ページは、案件が終わったあとも同じリンクのまま使えます。YOHARI は取引先の案件と契約から、相手が商談中か・導入済みか・失注したかを見分けます。進行中の案件があれば商談中、無ければ受注した案件か有効な契約があると導入済み、失注した案件だけなら失注です。

失注・導入済みのお客様が、前に開いてから 30 日以上たってページを開くと、「◯日ぶりにページを開きました」と担当者へ知らせます。失注したお客様からの質問は、YOHARI が答えたものも知らせます。いまの状況を伺うきっかけにしてください。

導入済みのお客様の質問には、使っている方として資料から答えます。使い方や設定の手順は、組織の資料やその案件の資料に書いておくと答えられます。

導入済みのお客様が契約の更新・プランの変更・席やオプションの追加・解約などを聞いたときは、YOHARI は答えずに担当者へ回します。相手のページには「更新・追加のご相談として、担当者よりご連絡します。少々お待ちください」と出します。「やりとり」では「更新・追加の相談」の印の横の「案件を作る」から、同じ取引先の新しい案件を作れます。

リンクを作った人が止めた利用者になっているときは、取引先の主担当者へ知らせます。

セキュリティチェックシートの下書き

相手から届いたセキュリティチェックシート（Excel の .xlsx、2MB まで）を、案件の「お客様ページ」タブの「セキュリティチェックシート」の「Excel を入れる」から入れると、YOHARI が資料から答えの下書きを作ります。質問の列と答えの列は見出しと中身から見つけます。

下書きの根拠は、相手の質問に答えるときと同じ資料（この案件の資料・部署の資料・組織の資料）だけです。資料に無いこと、金額を聞く質問は答えを空にして「要確認」の印を付けます。推測では埋めません。

答えはその場で直せます。入力をやめると保存します。直した答えは、あとから下書きで上書きしません。

「Excel で受け取る」で、相手の様式のまま答えを書き込んだファイルを受け取れます。空の答えは書き込まず、相手の欄を空のまま残します。

下書きは 1 問ごとに、頼んだ人の AI の枠から使います。根拠になる資料が無い質問と金額の質問は AI を使わないので、枠を使いません。

相手もお客様ページから Excel を送れます（1 本のリンクで 1 日 5 枚まで）。届くとリンクを作った人へ知らせ、案件の「セキュリティチェックシート」に宛先の名前付きで並びます。下書きを確かめて直すまで、相手には「受け取りました」とだけ見えます。

相手から届いたシートは、下書きが終わったら「相手に返す」で相手のページへ返せます。相手へはメールで知らせ、相手は答えを書き込んだ Excel を受け取れます。返したあとに直した答えは、「直した答えを返す」でもう一度返すまで相手には見えません。

回数と費用

質問は 1 本のリンクで 1 日 10 件、組織全体で 1 日 200 件までです。AI が答えるたびに、組織の AI の枠から使います。相手には費用はかかりません。